7 Schritte zu erfolgreichen Meetings, die Spaß machen

Regelmäßige Meetings gehören in den meisten – kleineren wie größeren – Unternehmen zur Arbeitskultur. Den Stand aktueller Projekte kompakt an die Führungsriege weitergeben, Aufgaben anpassen und gegebenenfalls neu verteilen, Ideen für Neues sammeln: Besprechungen sollten in Unternehmen viele Chancen ermöglichen. Trotzdem werden sie oft als ungeliebte „Zeitfresser“ erlebt. Wie können Sie es besser machen? Mit diesen 7 Schritten schaffen Sie es zum erfolgreichen Meeting.

Stressfreies Meeting…

Schritt 1: Die Vorbereitung ist die halbe Miete

Wann werden Meetings zu Zeitfressern? Wenn Diskussionen sich im Ungefähren verlieren, Eitelkeiten die Argumente ersetzen und das Ziel aus dem Blickfeld gerät. Überlegen Sie:

  • Was ist das Ziel des Meetings? Schaulauf der Gockel oder echte Diskussionen? Woran machen Sie letzteres fest? Haben Sie Einfluss darauf, wen Sie beteiligen?
  • Formulieren Sie die Tagesordnung präzise und versenden Sie diese so früh an die Beteiligten, dass diese sich gut vorbereitet können.
  • Verteilen Sie die Aufgaben im Voraus so konkret wie möglich. Ein Beispiel:
    „TOP 2: Neuer Webauftritt, Stand und weitere Planung. Vortrag Frau Haller: 10 Minuten. Fragen und Anmerkungen: 10 Minuten.“
    Achten Sie auf eine realistische Einschätzung des Zeitplans.
  • Dann sehen Sie auch, wieviel Stoff wirklich in eine Stunde Meeting passt – ist es zu viel, kann einiges vielleicht an anderer Stelle in kleinerer Runde besprochen werden.

Schritt 2: Die Moderatorenrolle richtig besetzen

Wenn die Teilnehmer bei der Sache bleiben sollen, brauchen Sie eine straffe Führung. Nicht immer muss der Chef oder die Chefin auch moderieren – man kann dies delegieren. Wer moderiert, der achtet auf einen kurzen, interessanten Einstieg und legt gleich zu Beginn die Regeln fest, zum Beispiel „Redezeit einhalten“, „Handys aus“ und „keine E-Mails lesen“. Der Moderator führt die Rednerliste und fasst die Ergebnisse nach jedem Tagesordnungspunkt zusammen. Ist er nicht der Ranghöchste in der Runde, muss er dennoch die Autorität haben, während des Meetings auch Vorgesetzte zu unterbrechen, wenn diese die Redezeit überschreiten. Bei heiklen Themen bieten sich deshalb externe Moderatoren an.

Schritt 3: Das Protokoll als effektives Hilfsmittel einsetzen

Protokollieren sollte nicht der Moderator. Im Protokoll steht zu jedem Tagesordnungspunkt eine kurze Zusammenfassung der Diskussion. Nach dieser folgen die Ergebnisse und Aufgaben: Wer macht was bis wann? Dieser Aktionsplan wird dann im nächsten Meeting abgeglichen, was auch TOP 1 sein kann: „Wo stehen wir seit dem letzten Mal?“

Schritt 4: Pünktlichkeit durchsetzen

Pünktlichkeit ist ein Zeichen des Respekts und ein MUSS, gerade für die Vorgesetzten und Chefs! Es wird nicht gewartet, wenn jemand nicht pünktlich kommt.

Schritt 5: Zeitüberschreitungen managen

Nicht immer kann ein Tagesordnungspunkt erschöpfend abgehandelt werden. Es ist aber keine Option, das Meeting deshalb in die Länge zu ziehen. Bei Überschreitung der eingeplanten Zeit für einen TOP schlägt der Moderator vor, dass der Punkt entweder vertagt oder in einer kleineren Gruppe bearbeitet wird; auch ein getrenntes Meeting einzuberufen ist eine Möglichkeit. Sie können mit den Teilnehmern darüber diskutieren. Die letzte Entscheidung hierüber sollte aber der Moderator als Besprechungsleiter treffen.

Schritt 6: Ein Ende finden

Der Moderator fasst am Ende der vereinbarten Zeit die Ergebnisse kurz zusammen. Der Punkt kann auch weggelassen oder auf einzelne Punkte fokussiert werden. Es sollte aber noch Zeit für ein kurzes Feedback bleiben: Was ist heute richtig gut gelaufen, was sollte der Moderator für das nächste Mal noch wissen? Als Letztes bedankt sich der Moderator, der Ranghöchste in der Runde verabschiedet.

Schritt 7 und Schluss: Wagen Sie mal was Neues, das weht frischen Wind in die Köpfe!

Stühle weglassen: Durch das Stehen werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wach bleiben und aus gewohnten (Denk-)Mustern gebracht. Das fördert die Kreativität.
Brainstorming: Suchen Sie Lösungen für eine konkrete Frage? Einfach alle Einfälle kommentarlos auf ein Flip-Chart schreiben lassen. Wenn Sie Beeinflussungen durch andere minimieren wollen, lassen Sie zunächst jeden der Teilnehmer seine Ideen auf Moderationskarten schreiben und sammeln Sie diese ein.
Offene Diskussion: Hier darf auch dem Chef in der Sache widersprochen werden.